Meine Top 10 Remote Tools ❤️
Tools sind irgendwie Fluch und Segen zugleich. Es gibt soooo viele Anbieter, die tolle Funktionen versprechen. Probiert man diese dann aus, merkt man leider schnell, dass es doch nicht so richtig passt bzw. zu umständlich ist oder genau die eine Funktion, die man bräuchte, nicht beinhaltet.
🤷♀️Da kann man viel Zeit verbringen, mit Testen und Konfigurieren. Ich persönlich habe hohe Ansprüche an ein Tool. Es muss übersichtlich, schnell und kompatibel sein. Kompatibel mit meiner Arbeitsweise und in Verbindung mit anderen Tools. Dazu noch sicher und natürlich Datenschutz-konform.
Auf der anderen Seite können die richtigen Tools und Integrationen, einfach ein unglaublicher Booster sein, was Zeitersparnis und Qualität betrifft. 🚀 Daher schaue ich mir gern Tool-Empfehlungen von Kollegen an, um nicht jeden Test und jede Erfahrung selbst machen zu müssen.
Hier teile ich meine absoluten Lieblings-Tools, die sich im Laufe der letzten Jahre als echte "Schätze⚜️" bewiesen haben. Und auf die ich nicht mehr verzichten möchte.
MIRO - Online Whiteboard
Ein großartiges Tool, das ich mittlerweile für sämtliche Workshops und Prozesse nutze. Egal ob FlowCharts, MindMaps, Diagramme, Scrum-Cards oder KanBan Boards, Miro bietet super viele Templates, Vorlagen und Funktionen, mit denen man diese unglaublich vielseitigen Boards für eigentlich jeden Zweck einsetzen kann. Aktuell plane ich sogar meine Australien-Reise damit 😎 Also ab ins Outback!
favro - Aufgabenmanagement und Prozess-Dokumentation
Wir haben lange gesucht und viel ausprobiert bis wir dieses multifunktionale Tool entdeckt haben. Mit favro arbeiten wir projektübergreifend auf KanBan-Boards, organisieren unsere Marketing-Funnels, und pflegen umfangreiche Backlogs für Kundenprojekte. Auch für interne ToDos ist favro das Tool unserer Wahl. Außerdem haben wir hier alle internen Prozesse dokumentiert, inkl. dem Onboarding neuer Mitarbeiter und Kunden. Für uns inzwischen ein unverzichtbares Tool und irgendwie das Herzstück unserer Agentur. We like 👍
CleverReach - E-Mailing-Software + Automatisierung
Mit CleverReach managen wir unseren Newsletter und automatisieren alle Marketing-Funnel auf der Webseite (für Lead-Magnete). Das erspart uns viel Arbeit und bringt immer wieder positives Feedback zu unserem schnellen Service.
1Password - Passwortmanager
In unserer Agentur werden viele hundert Passwörter benötigt. Allein für einzelne Kunden kommen da schon mal 20 - 30 Zugangsdaten zusammen. Damit diese und auch alle internen Passwörter sicher und verschlüsselt aufbewahrt werden und nur autorisierte Mitarbeiter Zugriff darauf haben, arbeiten wir mit einem auf Datenschutz fokussierten Enterprise-Passwort-Manager. In diesem sind einzelne Tresore vorhanden, die die unterschiedlichen Berechtigungsstufen abbilden und sicherstellen.
Evernote - Notizen und Manuskripte
Albert Einstein soll sinngemäß einmal gesagt haben, dass das Gehirn zum Denken nützlich sei, doch nicht als Lagerhalle für Informationen. Gemäß diesem Motto speichere und organisiere ich sämtliche Notizen und Manuskripte zentral in Evernote. So bleibt meine "wertvolle Gehirnkapazität" immer für die wichtigen Aufgaben reserviert.
Calendly - Online Terminvereinbarung
Termine mit Kunden oder Interessenten zu vereinbaren kostet oft mehr Zeit als es wirtschaftlich wäre. Mit Calendly stelle ich ausgewählte Time-Slots auf meiner Webseite zur Verfügung, die direkt gebucht werden können und automatisch einen Zoom-Link versenden. Das spart Zeit und garantiert auch Nerven 👍
Zoom - Video Meetings und Webinare
Mit Zoom organisiere ich unsere Team-Meetings, Kunden-Meetings, Präsentationen und Workshops. Die Video-Qualität ist hervorragend und die Technik wirklich sehr einfach einsetzbar. Für uns eines der wichtigsten Tools 😊
Slack - Team Messenger
Wir nutzen Slack für die interne Kommunikation, 1:1 und projektbezogen. Das strukturiert und erleichtert unsere Kommunikation enorm. Für größere Projekte haben wir eigene Channels angelegt, über die alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben. Damit haben wir den Mail-Wahnsinn erheblich reduziert ✔️
TeamViewer - Remote Access
TeamViewer ist ein sensationelles Tool für sicheren Fernzugriff und Fernwartung. Wenn es mal bei Mitarbeitern oder Kunden in der Technik hakt, kann sich ein Admin dort einwählen und das Problem aus der Ferne diagnostizieren und lösen. Wir lieben es ❤️
Dropbox - Smart Workspace
Wir organisieren unsere Dateien über einen internen Server, auf den alle Team-Mitglieder per VPN Zugriff haben. Für spezielle Projekte stellen wir einen Cloud-Workspace in einer Dropbox bereit, auf den Kunden und Freelancer zugreifen können.
Boxcryptor - Datenverschlüsselung für die Cloud
Mit diesem Tool stellen wir sicher, dass alle Dateien sicher und verschlüsselt verwaltet werden, z.B. bei Verwendung einer Dropbox.
👉 Mein Fazit
Das richtige Toolset spart viel Zeit und Nerven und hebt gleichzeitig die Qualität auf ein neues Level. Bis es gefunden und konfiguriert ist, braucht es allerdings einige Schleifen und Erfahrungen. Wenn es dann aber einmal läuft, sind passende Tools eine großartige Bereicherung des Arbeistflusses. 👉 Sharpen your Saw! (Habit No 7 of Stephen R. Covey: Die 7 Wege zur Effektivität)
Mein Tipp: Nicht einfach drauf los machen und alle Tools lizensieren. Sondern erst einmal einen Anforderungskatalog erstellen, was wirklich gebraucht wird und was das Ergebnis sein soll. Denn nicht jeder Prozess ist sinnvoll.
